PROGRAMME DE CONFORMITÉ

SEUL MOYEN DE DÉFENSE DE LA LOI CANADIENNE ANTI-POURRIEL

PROGRAMME DE CONFORMITÉ À LA LOI C 28 :

VOTRE UNIQUE PROTECTION CONTRE LES AMENDES

Avec ses amendes allant jusqu’à 10 millions de $, la Loi Canadienne anti-pourriel est sévère mais son article 33(1) prévoit une protection pour les entreprises qui ont fait leurs devoirs.

33(1) Moyen de défense

Nul ne peut être tenu responsable d’une violation s’il prouve qu’il a pris toutes les précautions voulues pour prévenir sa commission.

De son côté, le CRTC a déterminé que pour bénéficier de ce moyen de défense, l’entreprise doit démontrer qu’elle a mis en place un programme de conformité qui respecte les huit critères définis dans son bulletin de conformité et enquêtes 2014-326.

Importance d’un programme de conformité

L’élaboration et la mise en place adéquate d’un programme de conformité efficace et documenté constituent une bonne stratégie de gestion des risques qui peut i) réduire la possibilité de violation de la LCAP par l’entreprise et ii) aider l’entreprise à étayer une défense fondée sur la diligence raisonnable en cas de violation de la LCAP.

LA CONFORMITÉ CE N’EST PAS JUSTE LE CONSENTEMENT

Vous pensez être conforme parce que vous avez fait confirmer le consentement des destinataires de vos infolettres ou, pire, vous avez arrêté le marketing par courriel ?

Vous faites probablement partie des 19 entreprises sur 20 qui sont exposées aux amendes car elles ignorent les 8 exigences de conformité du CRTC.

C’est ce que révèlent plusieurs études menées au printemps 2017 :

Les enjeux des PME québécoises face à la Loi Canadienne anti-pourriel, étude menée par Certimail.
Réduire les lacunes en matière de compréhension et de conformité, étude conjointe de la Direct Marketing Association et de Fasken Martineau.
Sondage sur la Loi Canadienne anti-pourriel dans l’industrie de l’assurance, étude menée par le Journal de l’assurance.

ne sont pas conformes comme elles le croient

ont un mécanisme de retrait dans leurs courriels

ignorent qu’un programme de conformité offre une protection face aux amendes

ont un processus de gestion des plaintes

respectent les 8 critères de conformité du CRTC

savent que le consentement et le mécanisme de retrait ne sont pas suffisants pour être conforme

ont effectué une analyse de risques (audit de conformité)

ont une politique de conformité écrite

LES 8 EXIGENCES DU CRTC POUR ÊTRE CONFORME

Analyse des risques (audit)
Vous devez faire réaliser un audit de vos processus, systèmes et contenus liés aux communications électroniques à travers votre entreprise pour identifier chaque enjeu de conformité réel ou potentiel au niveau de la gestion des consentements, des envois de courriels, SMS et autres messages, de la tenue de dossiers, etc.
Politique de conformité écrite
Vous devez vous doter d’une politique de conformité écrite qui devra être appliquée par chacun de vos employés. L’entreprise est responsable du respect et de l’efficacité de la politique et doit démontrer les actions posées à cette fin. Faire signer la politique à l’embauche de l’employés n’est pas considéré comme suffisant par le CRTC.
Vérification et surveillance
Vous devez établir les procédures permettant de surveiller la bonne application de votre poltique de conformité et de vérifier que ses différents composantes sont respectées tant par vos employés que vos représentants externes (distributeurs, agences, courtiers, etc.)
Mesures correctives (disciplinaires)
Votre politique doit identifier les mesures qui seront prises pour les différents contextes dans lesquels un de vos employés ou représentants violerait votre politique de conformité.

Engagement de la haute direction
La mise en place et le suivi de la politique de conformité doit être une préoccupation de l’ensemble de l’entreprise et, notamment, de sa direction qui doit désigner un responsable de l’application et de la gestion de la politique de conformité à la LCAP.
Tenue de dossiers
Vous devez être en tout temps capable de fournir aux autorités la liste de toutes les personnes à qui vous avez envoyé des courriels durant les 3 dernières années avec la preuve et la date du consentement de chacun ainsi que la transcription de tous les messages envoyés. Vous devez également conserver toutes les demandes de retrait et les plaintes reçues ainsi que leur suivi. Enfin vous devez produire toute la documentation relative au respect de votre politique de conformité.
Programme de formation
Vous devez mettre en place, appliquer et documenter un programme de formation à la politique de conformité pour l’ensemble de vos employés actuels et à venir.
Traitement des plaintes
Vous devez offrir à vos contacts des mécanismes leur permettant de se plaindre s’ils reçoivent des messages non conformes. Vous devez traiter et documenter systématiquement chaque plainte et fournir ces informations à la demande éventuelle des autorités.

N’ATTENDEZ PAS QUE LE CRTC VOUS METTE SOUS ENQUÊTE

Les responsables du CRTC donnent régulièrement des conférences où ils insistent sur le fait que chaque entreprise canadienne devra se doter d’un programme de conformité tôt ou tard et qu’il vaut mieux le faire avant d’être victime d’une enquête couteuse et pénible.

Jean-Pierre BlaisAncien président du CRTC – Discours à l’association canadienne du marketing

Je sais que vous ne souhaitez pas nous voir arriver chez vous ou à votre entreprise avec un mandat. Je sais que vous ne souhaitez pas payer des centaines de milliers de dollars d’amende. Je sais que vous ne souhaitez pas que le nom de votre entreprise soit éclaboussé dans les médias.

Consacrez votre temps et votre attention à mettre vos activités en conformité le plus tôt possible.

CHOISISSEZ L’APPROCHE ADAPTÉE À VOTRE SITUATION

Certimail offre différentes approches de conformité adaptées aux contraintes et budgets de tous les types de PME.
Les programmes de conformité de Certimail combinent le respect de la réglementation à la mise en place des meilleures pratiques de marketing par courriel.
Faites comme les dizaines de PME qui se sont déjà mises facilement en règle tout en augmentant les résultats de leur envois de courriel.

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TRAVAILLEURS AUTONOMES

Si vous êtes un travailleur autonome, un commerçant ou toute organisation n’ayant pas d’employé autre que le dirigeant, ce forfait complet est parfait pour vous.

PETITES ENTREPRISES

Pour les entreprises ayant entre 2 et 10 employés incluant les représentants externes, Certimail offre un forfait de conformité complet et abordable.

MOYENNES ENTEPRISES

De l’audit de vérification au programme de conformité complet, Certimail offre plusieurs formules adaptées aux besoins et contraintes des entreprises de plus de 10 employés.